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  • 联系人:朱经理
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会务流程
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1、会议承接:获取客户信息如会议地点、人数以及初步了解会议类型、会议要求。

2、会议策划及报价:根据主办方的要求策划会议方案,我们及时委主办方提供切实可行的会议方案和报价书。

3、跟进客户:进一步跟主办方沟通,及时咨询客户对会议策划方案和价格的满意度,并提出备选方案。

4、考察:在客户认可了我们的方案和报价后,我们会带着客户亲自到会议地点考察,考察会议场地、会场设施设备、环境、当地交通等细节,并和客户进一步沟通会议接待的各方面细节。

5、签订合同:在会议确定下来之后,要及时跟客户签订合作协议,把双方应权利及应尽的义务与责任以书面形式写清楚,还要跟客户沟通付款方式,把付款方式写到协议里面,并跟客户收取一部风定金。

6、会议操作这个环节是整场活动最重要的环节,这个环节的工作主要分为以下几部分:

1)接站:在机场安排一个工作人员专门负责接站工作。

2)酒店签到:会议签到,分发房门钥匙、工作牌、自助餐卷、会议手册、礼品等。

3)住宿安排:协助会务组分房,登记入住,以及解决一些参会者的特殊要求。

4)会议用餐安排:提前订好会议用餐,提前把自助餐卷印好,分发给每位参会者,并询问有无特殊要求。

5)会议物料准备:准备好所有会议所需物品。

6)会议场地设施检查:调试会场灯光、音响、电子屏、话筒等设施设备

7)茶歇服务:在会议休息期间,准备会议茶歇

7、结算:会议结束后,双方财务审核各类单据,与客户进行核对并结帐